Redakční systém, přes který je možné tvořit, editovat a administrovat obsah databanky, je přístupný přes heslo. Toto heslo je individuální a spolu s uživatelským jménem (login) se zadává do příslušných políček na hlavní stránce portálu. Uživatel, který chce cokoliv uveřejnit na portálu TopRegion.cz se musí nejdříve zaregistrovat kliknutím na příslušnou kolonku „registrace“ vedle políček pro login a heslo. Ihned po registraci a jejím ověření má možnost vstupu do redakčního systému, který mu umožní pouze vkládat a editovat vlastní příspěvky, ale neumožňuje mu je např. zveřejnit na portálu nebo vymazat cizí obsah. Toto je úroveň EDITOR. Zástupci krajů a vybraní odborníci mají úroveň práv REDAKTOR, tj. mohou vkládat a zpracovávat vlastní obsahy, ale také publikovat. Nejvyšší úroveň je ADMINISTRÁTOR, který má plná práva ve správě systému.